Privacyverklaring.

Optflow respecteert de privacy van bezoekers en klanten. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG. Deze verklaring beschrijft welke gegevens wij verwerken, waarom, en welke rechten u daarbij heeft.

01Wie wij zijn

Optflow is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

02Welke gegevens wij verwerken

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Contactgegevens: voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer.
• Communicatiegegevens: inhoud van e-mails, gespreksnotities, en — alleen met expliciete toestemming — opnames van zakelijke gesprekken.
• Bedrijfsgegevens: functie, branche, aantal medewerkers, gebruikte software.
• Factuurgegevens: factuuradres, BTW-nummer, KvK-nummer.
• Technische gegevens: IP-adres en bezochte pagina's, alleen indien wij analytics gebruiken (momenteel niet).

03Doel van de verwerking

Wij verwerken uw gegevens voor:

• Het beantwoorden van vragen via e-mail of contactformulier.
• Het uitvoeren van werkonderzoeken en het opstellen van rapporten.
• Het bouwen, opleveren en onderhouden van overeengekomen AI-oplossingen.
• Het opstellen en versturen van facturen.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht.
• Het verbeteren van onze dienstverlening.

04Wettelijke grondslag

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) — voor opname van gesprekken en eventuele marketing-communicatie.
• Uitvoering van overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) — voor het leveren van onze diensten.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) — voor administratieve en fiscale verplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — voor het beantwoorden van vragen van prospects en het verbeteren van onze dienstverlening.

05Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Gespreksopnames: maximaal 14 dagen na oplevering van het rapport.
• Transcripten en gespreksnotities: maximaal 30 dagen na oplevering.
• Klantgegevens en correspondentie: zolang de zakelijke relatie loopt, tot maximaal 2 jaar na laatste contact.
• Facturen en boekhouding: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Marketinggegevens: tot intrekking van toestemming.

06Doorgifte aan derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden indien noodzakelijk voor de uitvoering van onze diensten of wettelijke verplichtingen, en alleen onder een verwerkersovereenkomst. Mogelijke verwerkers zijn:

• E-mailprovider voor correspondentie en facturen.
• Boekhoudsoftware (zoals Moneybird of Exact) voor administratie.
• AI-leveranciers (zoals Anthropic of OpenAI) — alleen voor specifieke automatiseringen, en alleen na uw expliciete toestemming.
• Automatiseringsplatforms (zoals Make.com of Zapier) — alleen indien onderdeel van uw oplossing.

Wij geven uw gegevens niet door aan derden voor commerciële doeleinden zonder uw expliciete toestemming.

07Doorgifte buiten de EU

Wij geven persoonsgegevens niet onnodig door buiten de EU. Indien doorgifte naar een derde land noodzakelijk is voor uw oplossing, gebeurt dit alleen onder de voorwaarden van de AVG (zoals via Standard Contractual Clauses) en met uw expliciete toestemming. Onze standaard is dat data binnen de EU blijft.

08Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

• Versleutelde opslag van klantgegevens.
• Versleutelde verzending van documenten (TLS).
• Toegangscontrole op systemen en wachtwoordbeheer.
• Regelmatige back-ups van klantdocumentatie.
• Bewustzijn en toepassing van security best practices.

09Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen.
• Recht op verwijdering: uw gegevens laten verwijderen ('vergetelheid').
• Recht op beperking: verwerking laten beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: uw gegevens in machine-leesbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen specifieke verwerkingen.
• Recht om toestemming in te trekken: voor verwerkingen op basis van toestemming.

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar [email protected]. Wij reageren binnen vier weken.

10Cookies

Onze website gebruikt momenteel geen tracking- of analytische cookies. Indien dit verandert, communiceren wij hierover transparant en, waar nodig, vragen wij vooraf toestemming.

11Klacht

Als u meent dat wij onrechtmatig met uw gegevens omgaan, vragen wij u om eerst contact met ons op te nemen via [email protected]. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Wijzigingen worden hier gepubliceerd met een nieuwe datum. Substantiële wijzigingen communiceren wij actief naar bestaande klanten.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring? Stel ze gerust via [email protected].